LE CIRCUIT DE L’INFORMATION

LE CIRCUIT DE L’INFORMATION : 

Le circuit d’information est un parcours suivi par une information depuis son recueil jusqu’à la fin de son utilisation. Ce circuit fait apparaitre :

 Les différentes étapes du trajet de l’information

 Les acteurs de l’information

 Les supports et les moyens utilisés

 Les actions effectuées et leurs effets. Les schémas de circuit de l’information permettent de visualiser ces différentes données.

Cf document papier sur les flux d’informations + circulations des personnes

 

CIRCULATION ET UTILISATION DE L'INFORMATION AU SEIN DE VOTRE INSTITUTION

Déterminer comment l'information va être obtenue et transmise

Tout le personnel administratif et technique de votre programme de planification familiale doit s'appuyer sur l'information reçue pour prendre les décisions les plus pertinentes. Une fois que vous avez décidé quel type d'information il faut pour chaque personne ou chaque section, vous devez déterminer le moyen le plus efficace d'obtenir et de transmettre l'information. Le mouvement de l'information à l'intérieur de votre institution s'appelle «circulation de l'information».
La circulation de l'information dépend de plusieurs facteurs:

• Qui a besoin de l'information? Le détail des données sur le compte bancaire du projet doit être fourni au directeur financier.
• Comment l'information est-elle utilisée? Le directeur du programme peut avoir à combiner des données cliniques et des données financières pour évaluer le coût/rendement des services fournis dans les différentes cliniques.
• A quel point faut-il détailler l'information? Le prestataire de planification familiale peut avoir besoin de données détaillées sur la situation de chaque client.
• Sous quelle forme l'information doit-elle être présentée? (tableaux, diagrammes, rapports). Le directeur du programme régional peut exiger des tableaux récapitulant l'information sur les utilisateurs actifs par section, afin de comparer la couverture en planification familiale des différents prestataires de planification familiale dans sa région.

Au fur et à mesure que l'information passe d'un utilisateur à l'autre, le niveau de détails et le format varient. Ces changements au niveau des détails et de la présentation (texte, tableaux numériques, diagrammes ou graphes) doivent correspondre aux besoins de l'utilisateur et à l'échelon auquel l'information sera utilisée.

COMMENT DRESSER UN TABLEAU DE LA CIRCULATION DE L'INFORMATION

Pour vous assurer que l'information circule comme il faut, vous pouvez réaliser un tableau de circulation de l'information. Ce tableau indique le personnel qui a besoin d'utiliser l'information, la manière dont chaque membre du personnel va l'utiliser et montre le degré de précision requis; il indique enfin quels types de rapports vous permettront d'obtenir l'information que vous envisagez de collecter.

Ce tableau vous aidera à vérifier si l'information circule convenablement, à découvrir les problèmes réels qui entravent la fluidité du processus, et de décider de ce qu'il faut faire pour améliorer la situation. C'est un tableau que vous pouvez continuellement mettre à jour pour l'adapter aux changements intervenant dans la circulation de l'information au fur et à mesure que le programme évolue et que les besoins en information changent. Dans l'exemple ci-après, le tableau de circulation de l'information a été rempli pour un programme de distribution de contraceptifs à base communautaire.

 

 

Comment dresser un tableau de circulation de l'information dans un programme de distribution de contraceptifs à base communautaire

Indicateur	Utilisateurs	Utilisation de l'information	Niveau de détail souhaité	Exigences en matière de rapport
INTRANTS Nombre d'agents de DBC par rapport à la population-cible	Agent de DBC Superviseur de DBC Manager de zone	Planifier le calendrier de visites mensuelles. Planifier les visites d'appui et déterminer l'approvisionnement en contraceptifs de chaque agent de DBC. Décider du nombre approprié d'agents de DBC par rapport à la population-cible pour générer une demande réelle et un suivi correct de l'approvisionnement des utilisateurs.	Identification d'individus dans la population-cible et nombre de fois qu'ils ont été vus. Nombre de membres de la population-cible devenant des clients. Nombre de membres de la population-cible par agent de DBC et nombre de contacts par agent de DBC par mois.	Rendre compte au super-viseur de DBC du nombre de visites par individu dans la population-cible. Rendre compte au manager du programme du nombre moyen d'individus dans la population par agent de DBC.
PROCESSUS Taux mensuel de contacts entre agents de DBC et population-cible	Superviseur de DBC	Contrôler l'activité des agents de DBC et déterminer l'appui à fournir.	Nombre de contacts des agents de DBC avec la population-cible par mois et par agent de DBC; et contenu de chaque contact.	Les superviseurs rendent comptent du pourcentage d'agents de DBC qui respectent les critères établis pour les contacts.
EXTRANTS Moyenne de nouveaux clients par agent de DBC	Superviseur de DBC Manager de zone	Déterminer si la stratégie du programme permet d'atteindre la population-cible. Fixer de nouveaux objectifs.	Nombre de nouveaux clients par mois et par méthode. Nombre de nouveaux clients servis par des agents de DBC par mois. Zones où le nombre de nouveaux clients approche le nombre de personnes ciblées.	Les superviseurs rendent compte du pourcentage de la population-cible acceptant des contraceptifs; les mana-gers de programmes rendent compte du pourcentage des objectifs de prévalence de contraception atteint.
RESULTATS Pourcentage d'utilisateurs actifs dans la population	Superviseur de DBC Responsable de zone Directeur de programme	Déterminer quels agents de DBC exigent davantage de supervision et d'appui intensifs. Déterminer les besoins en matière de contraceptifs dans la zone. Déterminer si la stratégie de distribution à base communau-taire a un bon rapport coût/rendement, et planifier un budget incitatif pour la nouvelle année de programme.	Pourcentage de nouveaux clients devenus utilisateurs actifs par agent de DBC. Méthodes préférées par nouveau client et par utilisateur actif. Pourcentage de la population-cible devenus utilisateurs actifs par le biais du programme.	Rend compte aux respon-sables de zones de données sur les agents de DBC, les nouveaux clients, les utilisateurs actifs et les méthodes. Rend compte au directeur des besoins en contraceptifs sur la base de l'utilisation des tendances. Rend compte aux autorités politiques et aux donateurs du niveau de réalisation des objectifs.
IMPACT Pourcentage de femmes qui atteignent le taux de fécondité générale recherché	Directeur de programme	Déterminer de nouveaux objectifs de planification à long terme.	Pourcentage de la population redéfinissant les normes relatives à la taille de leur famille. Pourcentage de la population optant pour une famille de taille réduite. Pourcentage d' utilisateurs actifs ayant une famille de taille réduite.	Rend compte aux autorités politiques et aux donateurs de la réalisation des objectifs de politique en matière de population.

 

  LA COLLECTE DE L'INFORMATION

Comment sélectionner les instruments de collecte des données

Maintenant que vous avez fini de sélectionner les indicateurs appropriés, d'identifier les sources d'information et d'observer comment l'information circule entre les membres de votre personnel, il ne vous reste plus qu'à examiner les instruments et techniques de collecte de données. Lorsque la collecte de l'information est faite de manière routinière, c'est souvent au prix de beaucoup d'efforts; aussi est-il important de faire en sorte qu'elle puisse être collectée et utilisée facilement.
Les données routinières proviennent de sources différentes qui utilisent différents types d'instruments de collecte de données. Les types d'instruments nécessaires dépendent des informations que vous voulez collecter.
Les types habituels d'instruments de collecte de données relatives aux services sont:

• le dossier individuel du client;
• le registre de services de contraception de la clinique;
• le registre de distribution de contraceptifs au niveau du village;
• le registre de prestation de services contraceptifs des prestataires privés;
• le registre journalier de clients des cliniques de planification familiale;
• l'enregistrement et la répartition des clients potentiels de planification familiale sur une carte.

En outre, un programme de planification familiale exige des données administratives qui peuvent être collectées à l'aide des instruments suivants:

• le formulaire d'inventaire des contraceptifs;
• le rapport d'une séance de supervision.

L'ensemble des instruments de collecte de données doit être perçu comme un ensemble d'outils étroitement liés qui permet aux managers d'obtenir facilement l'information dont ils ont besoin pour prendre des décisions adéquates de gestion.