préparer et conduire une réunion

préparer et conduire une réunion

  

I)                Pourquoi une réunion ?     est la première question à se poser

Pourquoi réunir les collaborateurs ? profiter de la dynamique d’un groupe et de sa créativité. 3 fonctions dans la réunion : Information : - faire part d’informations descendantes ou autres, les actions correctrices, les directives et protocoles, (ce type de réunion remplace efficacement les notes de service et notes d’information) - Partager l’information. - Par exemple : Une formation permet d'apprendre à faire. Échange : Écouter l’avis de chacun, s’enrichir les uns les autres ; Réfléchir ensemble aux solutions de problèmes rencontrés dans l’exercice de nos missions, dans l’ambiance de l’équipe. Confronter les opinions. Par exemple: trouver des idées dans une réunion de créativité Décision : Valider ensemble une décision comprise et acceptée par tous. Par exemple réunion pour une résolution de problème

	Si la réunion n’est pas forcément utile : Annulez-la ! Vous venez de gagner du temps ! La réunion semble utile : Vérifier l’utilité en se posant 3 questions et en y apportant des réponses précises : 1/En quoi cette réunion est utile ? 2/Qu’est-ce que j’en attends ? 3/Qu’est-ce que le groupe attend de la réunion ?
Une opportunité qui a besoin de règles pour gagner du temps

         

La réunion : une occasion à saisir. Se réunir permet : • De profiter de la vision de chacun et d’élargir la vision de tous • de partager une vision commune et/ou des projets communs • d'être plus perspicace(s) et plus intelligent(s) (l’union fait la force) Clarifier les règles permet d'éviter: 1/ les luttes d'influence 2/ les conflits 3/ les procès d’intention 4/ les prises de pouvoir 5/ la dispersion, les retraits, les apartés, les passes temps.   II)              LA PREPARATION DE LA REUNION La préparation matérielle est importante, en particulier la disposition des intervenants : Préparation matérielle : la disposition des intervenants
Les plus grandes histoires de succès sont celles de personnes qui, ayant reconnu un problème, l'ont transformé en une opportunité. [Joseph Sugarman]

       

	Préparer sa réunion c’est Préparer son TOP : le Thème l'Objectif le Plan Et répondre aux questions suivantes : Avec quels participants ? Pourquoi ? Où et quand va-t-elle avoir lieu ?
Un nombre judicieux de participants

         

Motivation et efficacité : La motivation est favorisée lorsque - chacun sait ce qu'il doit faire, - chacun à un rôle à jouer et que le groupe - partage un objectif. Le nombre : Le nombre peut varier en fonction des réunions. 3 est le minimum pour créer un groupe. 5 permet d’avoir un début de dynamique. À partir de 9, l’animation doit être plus précise. Les échanges deviennent plus difficile et le temps consacré à chacun est plus limité.

 

« Chacun est responsable de tous. Chacun est seul responsable. Chacun est seul responsable de tous. » [Antoine de Saint-Exupéry]  Extrait de Pilote de guerre
	Inviter les participants : Choisir les participants Compétents par rapport au sujet Choisir les participants Responsables par rapport au sujet Choisir les participants Intéressés par rapport au sujet Et les engager à préparer la réunion.
L’animateur a un rôle particulier à jouer

         

Les 3 fonctions de l'animateur: 1 DIRIGER L’animateur doit diriger vers la production et peut y participer. 2 REGULER - L‘animateur doit faciliter les échanges. - L'animateur doit réguler les interactions. - L'animateur doit éviter les conflits. 3 PRODUIRE L'animateur doit créer les conditions de la réalisation de l'objectif.

 

	« Le captain donne la cadence»   Dicton anglais sur l 'aviron
		L’animateur doit • atteindre l'objectif fixé de la réunion • appliquer les outils appropriés • obtenir le consensus du groupe • établir un plan d'actions faciliter la communication entre les participants
Se préparer c’est se donner les moyens de réussir

         

« Si j’ai 6 heures pour abattre un arbre, j’en prends 5 pour aiguiser ma hache » Abraham LINCOLM. Motiver c'est mettre en mouvement et donner envie de contribuer. Trois ingrédients y contribuent : 1- Connaître mon rôle et ma contribution 2- Connaître l'objectif de la réunion 3- Connaître le bénéfice ou l'intérêt pour moi de ma participation. Un Thème qui cadre la réunion Un Objectif pour cette réunion Un Plan de la réunion

 

« Une réunion est d'autant plus longue que l'ordre du jour est plus creux. » [Roger Martin] Extrait de Patron de droit divin

       

	Préparer son TOP Fixer le cadre et Thème : de quoi allons-nous parler ? Fixer l’Objectif: Quel but doit attendre le groupe ? Fixer un Plan de la réunion (organisation, calendrier minutage, outils utilisés) : Le cadre et les règles. Préparer sa convocation : Communiquer le TOP aux participants, le lieu, l’heure de la réunion. Demandez leurs de préparer cette réunion avec une contribution concrète.

III LE DEROULEMENT DE LA REUNION

 A / Les règles communes à tous les intervenants

Pour que le langage prenne sens il faut que soient réunis :

• Mythos : les histoires de chacun et celle du service, de l’établissement, nos représentations
• Éros : le plaisir partagé d’être et de travailler ensemble, le sentiment d’être relié à l’autre.
• Logos : les lois et règles du jeu permettant de fonctionner ensemble :
• les 3P :

®    Protection :

o   3R :

Ø  Respect de soi suffisant pour parler

Ø  Respect de l’autre

Ø  Responsabilité de ses paroles

®    Permission

®    Puissance

B / Les règles relatives à  l’ animateur de la réunion

 Une réunion échoue sans la participation de ses acteurs. La dynamique de la réunion dépend des savoir-faire mis en œuvre d’animateur et de facilitateur de l’animateur. L’animateur invitant, ouvre la réunion, accueille, donne le sens et l’ordre du jour. C’est à lui de :

Ouvrir la réunion.                                                              Synthétiser les interventions

Rappeler l’ordre du jour et les objectifs                            Rappeler les règles